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Finanzordnung

Finanzordnung

 

§1
 

Allgemeines
 

    1. Diese Finanzordnung regelt die Wirtschaftsführung der Priv. Schützengilde 1718 Kirchhain / NL. e.V. (PSG).

    2. Die der PSG für ihre Aufgaben zur Verfügung stehenden Mittel sind nach den Grundsätzen der Sparsamkeit und der Wirtschaftlichkeit zu verwalten. Dabei ist die Gemeinnützigkeit der PSG gemäß § 2 Abs. 4 der Satzung unter allen Umständen zu sichern.
     

§ 2
 

    Der Schatzmeister, funktionelle Pflichten und Rechte

    1. Der Schatzmeister (SchM) ist für die Führung des Vereines nach wirtschaftlichen Grundsätzen verantwortlich. Er hat die ordnungsgemässe Buchführung, die Einhaltung des bestätigten Haushaltsplanes und den Zahlungsverkehr zu überwachen und die Erfüllung der Zahlungsverpflichtungen sicherzustellen.

    2. Der SchM ist im Vorstand der PSG der Verantwortliche für Finanzfragen. Er ist dem Vorstand sowie der Mitgliederversammlung gegenüber für alle Angelegenheiten der Finanz- und Wirtschaftsführung verantwortlich und rechenschaftspflichtig. Dies gilt besonders für die Finanzplanung und die Überwachung und Einhaltung der Haushaltspläne.

    3. Der SchM erstellt in Zusammenarbeit mit den anderen Ressortleitern des Vorstandes in deren Bereich finanzielle Einnahmen oder Ausgaben im laufenden Geschäftsjahr zu erwarten sind bis zum Dezember eines jeden Jahres einen Haushaltsplan für das folgende Kalenderjahr. Die Ressortleiter des Vorstandes haben dazu ihre Zuarbeiten zum Haushaltsplan schriftlich bis zum 15.12. jedes Jahres beim Schatzmeister vorzulegen.
    Der SchM hat dem Vorstand der PSG auf der letzten Vorstandssitzung im laufenden Geschäftsjahr den Haushaltsplanentwurf vorzutragen.

    4. Der SchM ist grundsätzlich vor Vertragsverhandlungen bzw. Vertragsabschlüssen der Ressortleiter mit Dritten zu unterrichten, wenn diese Abschlüsse finanziellen Vertragsbestandteile enthalten. Der SchM hat Vetorecht.

    5. Der SchM ist in Zusammenarbeit mit einem zu beauftragenden Steuerbüro verantwortlich für die termingerechte Erarbeitung der Steuererklärung.

    6. Der SchM ist verantwortlich für die Beantragung von Fördermitteln bei den jeweiligen Organisationen und Verbänden.
     

§ 3
 

Grundlagen der Finanzwirtschaft
 

    1. Bewirtschaftung der Mittel

    Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Haushaltswirtschaft der PSG. Er ist im Sinne der Satzung der PSG und dieser Finanzordnung verbindlich für die Haushaltsführung. Ansprüche und Verbindlichkeiten Dritter werden durch ihn weder begründet noch aufgehoben.

    2. Aufstellung des Haushaltsplanes

    a) Der Haushaltsplan ist vom Schatzmeister so rechtzeitig aufzustellen, dass er auf der Mitgliederversammlung im Frühjahr für das laufende Wirtschaftsjahr verabschiedet werden kann.
    Dazu hat er das Recht, von allen Vorstandsmitgliedern, entsprechend ihrem Verantwortungsbereich, Zuarbeiten bzw. Anträge zur Aufnahme finanziell unterlegter Aufgaben in den Haushaltsplan abzufordern.

    b) Der Schatzmeister legt den Entwurf des Haushaltsplanes dem Vorstand zur Beratung und zur Befürwortung vor. Den genehmigten Entwurf hat der Schatzmeister in der ersten Mitgliederversammlung in jedem Geschäftsjahr der Mitgliederversammlung zum Beschluss vorzutragen.

    c) Die Beschlussfassung über den Haushaltsplan obliegt der Mitgliederversammlung.
     

§ 4
 

Gestaltung des Haushaltsplanes
 

    1. Geltungsdauer
    Der Haushaltsplan ist für den Zeitraum eines Rechnungsjahres aufzustellen. Rechnungsjahr ist das Kalenderjahr.

    2. Gliederung
    Der Haushaltsplan ist nach Einnahmen und Ausgaben, sowie ideellen Bereich, dem Zweckbetrieb und dem wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu gliedern. Dazu ist ein geeigneter Kontenrahmen zu verwenden.

    3. Veranschlagung der Einnahmen und Ausgaben
    Der Haushaltsplan muss alle im Rechnungsjahr für die Erfüllung der Aufgaben der PSG voraussichtlich eingehenden Einnahmen und die zu leistenden Ausgaben enthalten. Weiterhin müssen die Ansätze des laufenden Jahres und die effektiven Zahlen des Vorjahres dargestellt sein.
    4. Bruttoveranschlagung der Mittel
    Die Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander in voller Höhe zu veranschlagen. Es darf vorweg keine Gegenrechnung erfolgen.

    5. Einzelveranschlagung
    Die Einnahmen sind nach ihrem Entstehungsgrund und die Ausgaben sind nach ihren Einzelzwecken getrennt zu veranschlagen. Für den gleichen Zweck dürfen Ausgaben nicht an verschiedenen Stellen des Haushaltsplanes veranschlagt werden.

    6. Haushaltsausgleich
    Die Ausgaben sind in ihrer Höhe so zu bemessen, dass sie von den voraussichtlichen Einnahmen gedeckt werden; auf einen Ausgleich der Einnahmen und Ausgaben ist in besonderem Maße hinzuwirken. Der Schatzmeister hat dem Vorstand Bericht zu erstatten, wenn sich abzeichnet, dass der Haushaltsausgleich gefährdet ist.

    7. Nachtragshaushaltsplan

    7.1. Einen Nachtragshaushalt hat der Erweiterte Vorstand zu beschließen, wenn sich zeigt, dass trotz Ausnutzung jeder Sparmöglichkeit ein erheblicher Fehlbetrag entstehen wird.

    7.2. Unter erheblichem Fehlbetrag bzw. unter erheblichem Umfang ist eine Summe zu verstehen, die insgesamt 10 % der veranschlagten Beitragseinnahmen überschreitet.
     

§ 5
 

Vorläufige Haushaltsführung
 

    Liegt zu Beginn des Rechnungsjahres ein rechtswirksamer Haushaltsplan nicht vor, so dürfen nur Ausgaben geleistet werden, zu deren Zahlung eine rechtliche Verpflichtung besteht oder die für die Weiterführung notwendiger Aufgaben unaufschiebbar sind. Es dürfen insbesondere Beschaffungen und sonstige Leistungen, für die im Haushaltsplan des Vorjahres Beträge vorgesehen waren, fortgesetzt werden. Ausgaben dürfen nur im Rahmen der Ansätze des Vorjahres geleistet werden.
     

§ 6
 

Führung des genehmigten Haushaltsplanes
 

    1. Verwaltung der Haushaltsmittel

    Die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel obliegt dem Vorstand unter der Kontrolle des Schatzmeisters. Die Mittel sind so zu verwalten, dass sie zur Deckung aller Ausgaben ausreichen, die unter die einzelnen Zweckbestimmungen fallen.

    2. Zweckbindung der Ausgaben

    Die Ansätze sind grundsätzlich zweckgebunden. Ausgabemittel können nur für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn sie sachlich zusammenhängen. Die Zweckbindung ist durch Haushaltsvermerk auszuweisen.

    3. Ermächtigung zur Leistung von Ausgaben und Tätigkeiten

    3.1. Vorstand und Schatzmeister sind zur Leistung der regelmäßig wiederkehrenden, unabweisbaren Ausgaben (Mieten, Versicherungen, Steuern u. a.) und der sich daraus ergebenden Meldungen, Mitteilungen an Behörden und sonstigen Institutionen ermächtigt.

    3.2. Anschaffungen für den Büro- und Geschäftsbetrieb unter 500,00 Euro im Einzelfall werden vom Schatzmeister veranlasst.

    3.3. Der Abschluss von Verbindlichkeiten jeder Art (z. B. Beauftragungen, Kaufverträge, Vergaben) ist vorbehalten:

    a) ab einem Betrag von 500,00 Euro - im Einzelfall dem Schatzmeister und Vorstand; dies ist nachträglich dem Erweiterten Vorstand mitzuteilen

    b) ab einem Betrag über 1000,00 Euro - je Einzelfall der Mitgliederversammlung

    4. Haushaltsüberschreitungen

    a) Überplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben sind nur zulässig, wenn sie unabweisbar sind.

    b) Über die Leistung der überplanmäßigen und außerplanmäßigen Ausgaben entscheidet:

    - bis zu 500,00 Euro - der Vorstand
    - ab 500,00 Euro - der Erweiterte Vorstand
    - ab 1.000,00 Euro – die Mitgliederversammlung

    5. Halbjahresbericht

    Der Schatzmeister sollte der Mitgliederversammlung nach Ablauf des ersten Halbjahres einen Bericht über die Ausführung des Haushaltsplanes und die voraussichtliche Finanzentwicklung zu erstatten.
     

§ 7
 

Zahlungsverkehr
 

    1. Grundsätzliches

    a) Die ordnungsgemäße Abwicklung sämtlicher Geldgeschäfte obliegt dem Schatzmeister in Abstimmung mit dem Vorstand.

    b) Die Einnahmen sind rechtzeitig einzuziehen, ihr Eingang ist zu überwachen. Die Ausgaben sind zu den Fälligkeitsterminen zu leisten.

    c) Jede Rechnung ist vor Anweisung auf ihre sachliche und rechnerische Richtigkeit zu prüfen und mit dem entsprechenden Vermerk zu versehen.

    2. Zahlungsverkehr und Buchführung

    Die Modalitäten im baren Zahlungsverkehr sowie für die Buchführung sind in der Kassenordnung festgelegt.

    3. Bargeldloser Zahlungsverkehr

    1. Der Zahlungsverkehr ist nach Möglichkeit bargeldlos über die Bank der PSG abzuwickeln. Der bargeldlose Zahlungsverkehr kann mit online - banking erfolgen. Der SchM ist berechtigt beim Kontoführenden Kreditinstitut die notwendigen Freischaltungen durchführen zu lassen. Bargeldlose Zahlungen sind grundsätzlich mit Kontoauszug der Bank zu belegen.

    2. Barauszahlungen über die Bankkonten dürfen nur von jeweils zwei zeichnungsberechtigten Personen vorgenommen werden. Zeichnungsberechtigt sind der Schatzmeister und die Mitglieder des Vorstandes nach § 26 BGB (1. Vorsitzende, 2. Vorsitzende).

    3. Schecks dürfen als Einzahlung nur angenommen werden, wenn sie innerhalb der Vorlagefrist dem bezogenen Kreditinstitut vorgelegt werden können. Angenommene Schecks sind unverzüglich als Verrechnungsschecks zu kennzeichnen. Sie sind ohne Zeitverzögerung einem Kreditinstitut zur Gutschrift einzureichen. Ihre Einlösung ist zu überwachen. Auf Schecks dürfen Geldbeträge nicht bar ausgezahlt werden.
     

§ 8
 

Rechnungslegung
 

    1. Erstellung des Jahresabschlusses

    Der Schatzmeister hat am Ende des Jahres die Konten abzuschließen und den Jahresabschluss zu erstellen.

    2. Nachweis der Einnahmen und Ausgaben

    Alle Einnahmen und Ausgaben sind in der Rechnung des Jahres zu erfassen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind.

    3. Rechnungsabgrenzung

    Einnahmen und Ausgaben im Folgejahr, die sich auf einen zum abgelaufenen Rechnungsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind rechnungsmäßig abzugrenzen.

    Einnahmen und Ausgaben im laufenden Jahr, die sich auf einen zum folgenden Rechnungsjahr gehörigen Zeitraum beziehen, sind ebenfalls abzugrenzen.

    4. Vorlage des Jahresabschlusses

    Der Schatzmeister hat spätestens 3 Monate nach Ablauf des Rechnungsjahres dem Vorstand den Jahresabschluss in Form einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung und möglichst einer BWA vorzulegen.

    5. Vorlage des Jahresabschlusses auf der Mitgliederversammlung

    Der Vorstand hat nach Ablauf des Rechnungsjahres den Jahresabschluss der Mitgliederversammlung zum frühestmöglichen Termin zur Bestätigung vorzulegen.
     

§ 9
 

Revisionswesen
 

    1. Wahl der Mitglieder der Revisionskommission

    Zur Rechnungs- und Kassenprüfung wird (gem. § 11 Abs. 3 e und § 13 der Satzung) eine Revisionskommission gewählt. Deren Mitglieder müssen in Wirtschafts- und Buchungsaufgaben erfahren und sachkundig sein.
    Die Mitglieder der Revisionskommission dürfen nicht dem Vorstand angehören.

    2. Aufgaben der Revisionskommission

    Die Mitglieder der Revisionskommission haben ihre Aufgaben gemeinsam wahrzunehmen. Die Prüfung erstreckt sich auf den Kassenbestand, die rechnerische Richtigkeit, die Kassenunterlagen und auf die Einhaltung der Bestimmungen der Finanzordnung. Die Prüfung ist als Stichprobenprüfung zulässig.

    3. Zur Prüfung

    Zur Erfüllung der im Punkt 2 aufgeführten Aufgaben ist den Mitgliedern der Revisionskommission Einblick in sämtliche Konten, Belege und Bücher zu gewähren.

    4. Prüfungsniederschrift

    Über jede durchgeführte Prüfung ist eine Niederschrift zu fertigen.

    5. Vorlage des Prüfungsergebnisses

    Der Vorsitzende der Revisionskommission hat über die Prüfung der Kasse und Rechnungen sowie des Jahresabschlusses einen Schlussbericht zu erstellen. Dieser Schlussbericht ist den Mitgliedern des Vorstandes innerhalb von 4 Wochen nach erfolgter Prüfung zuzustellen und auf der Mitgliederversammlung vorzutragen.
     

§ 10
 

Erstattung von Auslagen
 

    Die Grundlage für die Erstattung von Auslagen der Teilnehmer an Tagungen, Sitzungen und anderen satzungsgemäßen Veranstaltungen ist die vom Vorstand beschlossene Richtlinie zur Aufwandserstattung. Die Richtlinie orientiert sich an Festlegungen des BSB (Richtlinie zur Aufwandserstattung) Aufwandserstattungen beschließt der Vorstand. Auf die Erstattung von Auslagen besteht kein Rechtsanspruch.
     

§ 11
 

Beiträge und Entgelte
 

    1. Aufnahmebeitrag


      Der Aufnahmebeitrag als Mitglied in die PSG ist von jedem Mitglied bei der Aufnahme einmalig zu zahlen.

      ordentliche Mitglieder 25,00 Euro
      Kinder u. Jugendliche bis 18 Jahre beitragsfrei
      Ehrenmitglieder beitragsfrei

      Der Aufnahmebeitrag ist spätestens vier Wochen nach der Mitteilung über die Aufnahme fällig. Über die Aufnahme in die PSG erhält das Mitglied vom 1. Vorsitzenden einen schriftlichen Bescheid.
       

    2. Mitgliedsbeitrag


      Der Mitgliedsbeitrag in der PSG ist von jedem Mitglied im mindestens vierteljährlich zu zahlen. Es ist eine bargeldlose Zahlungsweise anzustreben. Über die Beitragspflicht von dauerhaft abwesenden Mitgliedern entscheidet der Vorstand.

      Zahlungstermine: bei jährlicher Zahlung bis zum 28.02. des Geschäftsjahres

      bei halbjährlicher Zahlung bis zum 30.01. des Geschäftsjahres
      bis zum 15.07. des Geschäftsjahres

      bei vierteljährlicher Zahlung bis zum 15.01. des Geschäftsjahres
      bis zum 15.04. des Geschäftsjahres
      bis zum 15.07. des Geschäftsjahres
      bis zum 15.10. des Geschäftsjahres

      Die Einzahlungen der Mitgliedsbeiträge müssen von den Mitgliedern mit Beleg nachgewiesen werden können. Einer jährlichen Zahlungsweise ist der Vorzug zu geben und auf die Mitglieder dahingehend überzeugend von allen Funktionsträgern des Vereines einzuwirken.

      a) ordentliches Mitglied 10,00 Euro/Monat
      b) Kinder und Jugendliche bis 15 Jahre 1,50 Euro/Monat
      c) Kinder und Jugendliche bis 18 Jahre 3,00 Euro/Monat
      d) Ehrenmitglied beitragsfrei

      Mitglieder, die ihrer Beitragspflicht nicht nachkommen, haben kein Stimmrecht auf den Mitgliederversammlungen der PSG.


    3. Zahlungsrückstand


      Bei Zahlungsrückstand von einem Vierteljahresbeitrag wird das betreffende Mitglied einmalig zur Zahlung der säumigen Beiträge schriftlich oder mündlich durch den Kompaniechef der jeweiligen Kompanie aufgefordert. Sollte das betreffende Mitglied nicht innerhalb von 4 Wochen nach der schriftlichen oder mündlichen Zahlungsaufforderung seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen sein, informiert der jeweilige KC den Vorstand, der dann über die Einleitung des Ausschlussverfahrens für das betreffende Mitgliedes aus der PSG entscheidet.
      Der Ausschluss erfolgt auf Beschluss des Vorstandes. Der Ausschluss wird dem Mitglied schriftlich durch den 1. Vorsitzenden mitgeteilt.
       


    4. Entgelte


      Entgelte sind Einnahmen des Vereines, die dieser aus dem Betrieb von Schießstandanlagen, derTeeküche oder anderen Vereinsveranstaltungen erzielt.

      Die Entgelte für die Nutzung des Schützenheimes werden vom Verantwortlichen Vereinsmanagement gegen Beleg in bar kassiert, beim SchM abgerechnet und dem Vereinskonto gutgeschrieben.
      Die angegebenen Preise sind Bruttopreise incl. MWSt. Die Abführung der MWSt an das Finanzamt erfolgt in Abstimmung mit dem Steuerbüro auf Grundlage gesetzlicher Festlegungen.
       

    5. Kasse der Teeküche


      Für die Einnahmen aus der Teeküche sind die festgelegten Verantwortlichen zuständig (Küchenverantwortliche).


    • 5.1. Die Preise der Küche sind so zu gestalten, dass der Aufwand und die Kosten, die dem Verein durch die Küche entstehen, gedeckt werden und ein Überschuss erzielt wird. Der Überschuss ist mit dem Schatzmeister abzurechnen und von diesem dem Vereinskonto gutzuschreiben. Das Wechselgeld in der Kasse sollte 50 Euro nicht überschreiten.
      Die Verantwortlichen der Küche haben über die Einnahmen und Ausgaben der Küche sowie über die bestehenden Lagerbestände Buch zu führen. Die Verwendung einer elektronischen Registrierkasse ist anzustreben. Die nach jedem Umsatztag auszudruckenden Z-Bons sind zu archivieren.

    • 5.2. Für die Einnahmen und Ausgaben ist ein Kassenbuch zu führen. Das Kassenbuch ist nach den allgemein anerkannten und gültigen Grundsätzen einer ordnungsgemässen Buchführung zu führen. Die notwendigen Einträge sind tagaktuell vorzunehmen. Das Kassenbuch ist jeden Monat abzuschliessen. Der Monatsabschluss ist dem Schatzmeister spätestens bis zum 10. des folgenden Monats mit allen Belegen in geordneter und übersichtlicher Form vorzulegen. Der SchM hat die Vorlage des Kassenbuches der Teeküche mit Datum und Unterschrift abzuzeichnen.

    • 5.3. Das Küchenbuch ist bei der Übergabe der Küche an andere Verantwortliche mit zu übergeben.

    • 5.4. Bei der Eröffnung einer Teeküche der PSG ist eine Küchenordnung zu beschliessen.

    • 5.5. Wareneinkäufe von Speisen und Getränken sowie von Verbrauchsmaterial für die Teeküche werden vom Küchenverantwortlichen getätigt

      5.6. Der Küchenverantwortliche erhält eine Aufwandsentschädigung. Die Höhe der Aufwandsentschädigung bestimmt der Vorstand.
       

    6. Schiessstandkasse
     

    • 6.1. Für die ordnungsgemässe Führung der Kasse auf dem Schießstand ist der Sportleiter verantwortlich.

    • 6.2. Vom Sportleiter ist ein Kassenbuch anzulegen, aus dessen Eintragungen die Einnahmen und Ausgaben des Schiessstandbetriebes eindeutig ersichtlich sein müssen. Das Kassenbuch ist analog dem Kassenbuch der Teeküche (siehe Punkt 5.1 – 5.2) zu führen.

    • 6.3 Der Zugriff zur Registrierkasse auf dem Schiessstand ist grundsätzlich jeweils nur einer Person für den jeweiligen Kassentag zu gestatten (Schiessleiter / Kassenverantwortliche).

    • 6.4 Der Kassenverantwortliche übernimmt am jeweiligen Tage vom Vorgänger die Kasse gegen Unterschrift im Kassenbuch. Vor der Übernahme sind die entsprechenden Bestände zu überprüfen bzw. Bargeld nachzuzählen.
      Fehlbeträge sind, falls sie auftreten sollten, vom Kassenverantwortlichen des jeweiligen Tages persönlich zu begleichen. Er haftet mit seiner Unterschrift für vorhandene Bargeld- und Warenbeträge.

    • 6.5 Der Kassenschlüssel ist im Schiessleiterzimmer aufzubewahren und mit dem Kassenbestand vom letzten Kassentag mit Unterschrift vom Kassenverantwortlichen zu übernehmen.

    • 6.6 Vom Sportleiter sind Bargeldbeträge, wenn sie 250,00 Euro überschreiten, gegen Quittung aus der Kasse zu entnehmen und dem Vereinskonto gutzuschreiben.

    • 6.7 Wareneinkäufe von Verbrauchsmaterial für den Schiessstand werden vom Sportleiter getätigt.
       
  • § 12
     
  • Schlussbestimmungen
     
    • Über alle Finanz-, Kassen- und Buchhaltungsfragen, die in dieser Finanzordnung nicht geregelt sind, entscheidet der Vorstand.
  • § 13
     
  • Änderungen
     
    • Änderungen dieser Finanzordnung sind vom Vorstand zu beschliessen.
  • § 14
     
  • Inkrafttreten
     
    • Die Finanzordnung tritt auf Beschluss des Vorstandes und nach Bestätigung durch die Mitgliederversammlung mit Wirkung vom 19. Dez. 2003 in Kraft.

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